Facturador automotriz

Sobre el puesto

Empresa: P4 Automotive
Ubicación: Indianápolis, Indiana
Departamento: Contabilidad
Reporta a: Contralor/gerente de oficina
Tipo de empleo: Tiempo completo
Clasificación FLSA: No exento

El facturador automotriz es responsable de procesar y finalizar con precisión las transacciones de venta de vehículos nuevos y usados. Este puesto revisa la documentación de las operaciones, registra las transacciones en el sistema de gestión del concesionario, coordina la financiación y la documentación de títulos, y trabaja en estrecha colaboración con los departamentos de Ventas, Finanzas y Contabilidad para garantizar que cada operación esté completa, sea precisa y se procese con prontitud.

La persona ideal es muy organizada, presta atención a los detalles y se siente cómoda trabajando en un entorno de concesionario dinámico, con documentos financieros y de cumplimiento normativo sujetos a plazos.

Responsabilidades

• Revisar las operaciones de vehículos nuevos y usados para verificar que estén completas, sean precisas y cuenten con la autorización adecuada.
• Verificar la información del comprador, el precio de venta, los detalles del vehículo entregado a cambio, los montos de liquidación, los impuestos, las tarifas, los reembolsos, los incentivos, las garantías y la documentación de financiación.
• Ingresar y registrar con precisión las transacciones de venta de vehículos en el sistema de gestión del concesionario.
• Confirmar que cada operación incluya las firmas, divulgaciones, documentos justificativos y aprobaciones requeridos.
• Preparar y procesar documentación para transacciones en efectivo, financiadas, arrendadas, mayoristas, de flotas y de intercambio entre concesionarios.
• Enviar paquetes de financiación completos a los prestamistas y dar seguimiento a los documentos faltantes o a las demoras en la financiación.
• Supervisar los contratos pendientes de financiación y resolver con prontitud los problemas de financiación pendientes.
• Preparar la documentación de títulos y matriculación de acuerdo con los requisitos de la Oficina de Vehículos Motorizados de Indiana.
• Calcular y verificar el impuesto sobre las ventas de Indiana, las tarifas de títulos, las tarifas de matriculación y otros cargos aplicables.
• Procesar liquidaciones de gravámenes y dar seguimiento para obtener los títulos de los vehículos entregados a cambio.
• Registrar los costos de los vehículos, la ganancia bruta, las comisiones, los productos del mercado de accesorios y los asientos contables relacionados.
• Conciliar los registros asignados e investigar discrepancias relacionadas con el inventario de vehículos, las cuentas por cobrar, las liquidaciones o los contratos pendientes de financiación.
• Mantener archivos electrónicos y físicos de las operaciones completos y organizados.
• Comunicar las discrepancias a los gerentes de Finanzas, los gerentes de Ventas y la dirección de Contabilidad para que se corrijan oportunamente.
• Ayudar con el cierre de fin de mes asegurándose de que todas las operaciones que cumplan los requisitos se registren dentro de los plazos establecidos.
• Mantener la confidencialidad de la información de clientes, empleados, financiera y del concesionario.
• Cumplir las políticas de la empresa y los requisitos federales, estatales, de prestamistas y fabricantes aplicables.
• Brindar apoyo de respaldo a otras funciones contables y administrativas según sea necesario.
• Realizar otras tareas asignadas.

Requisitos

• Se requiere diploma de escuela secundaria o equivalente; se prefiere un título de asociado en contabilidad, negocios o un campo relacionado.
• Se prefiere ampliamente experiencia previa en facturación, títulos, finanzas o contabilidad en un concesionario automotriz.
• Se prefieren conocimientos de transacciones de venta de concesionarios, requisitos de financiación de prestamistas y documentación de títulos.
• Se prefiere experiencia con un sistema de gestión de concesionarios como CDK, Reynolds and Reynolds, Dealertrack o una plataforma similar.
• Dominio de Microsoft Outlook, Word y Excel.
• Sólidas habilidades matemáticas, de ingreso de datos, organización y resolución de problemas.
• Capacidad para identificar errores en la documentación y dar seguimiento hasta que se corrijan.
• Capacidad para gestionar varias prioridades y cumplir los plazos diarios y de fin de mes.
• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Asistencia confiable y compromiso con la precisión y la confidencialidad.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y contribuir a un entorno orientado al trabajo en equipo.

Competencias principales

• Precisión y atención a los detalles
• Organización y gestión del tiempo
• Responsabilidad y seguimiento
• Aptitud financiera y numérica
• Resolución de problemas
• Confidencialidad y criterio profesional
• Colaboración y comunicación
• Capacidad para trabajar eficazmente con plazos ajustados

Requisitos físicos

• Capacidad para permanecer sentado y trabajar frente a una computadora durante períodos prolongados.
• Capacidad para comunicarse eficazmente en persona, por teléfono y por medios electrónicos.
• Capacidad para utilizar equipos de oficina estándar.
• Capacidad para levantar o mover ocasionalmente archivos y materiales de oficina que pesen hasta 20 libras.
• Se pueden proporcionar adaptaciones razonables para que las personas calificadas con discapacidades puedan desempeñar las funciones esenciales del puesto.

Entorno de trabajo

Este puesto se desempeña principalmente en una oficina profesional de un concesionario. En ocasiones, el empleado puede ingresar a la sala de exposición, el área de servicio, las zonas de almacenamiento de vehículos u otras áreas del concesionario, donde los niveles de ruido y las condiciones ambientales pueden variar.